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EL CATÁLOGO DE LA BIBLIOTECA

Un catálogo es un registro sistematizado de todos materiales bibliohemerográficos que existen en la biblioteca, el que de manera lógica, rápida y sencilla permite a los usuarios localizar un autor, un título o un tema determinados, de acuerdo a su perfil de interés.

Dentro de las funciones de una biblioteca, que son la adquisición, la sistematización, la recuperación y la difusión de la información, el catálogo es el instrumento necesario para la recuperación de información en libros y otros materiales.

Resumiendo las funciones de un catálogo, se exponen las siguientes:

Indicar en un solo lugar todas las obras de un autor o materia determinados.
Facilitar al usuario la localización de los títulos de las obras que desea consultar.
Señalar, con los encabezamientos de materia que están escritos en la misma ficha del catálogo, los temas abarcados en el acervo de la biblioteca.
Indicar el número de volúmenes de que consta determinada obra.
  Indicar mediante el número de clasificación que aparece en la ficha, la localización en los estantes.
Describir claramente las particularidades de cada obra, como: nombre del autor, lugar de edición, editorial, año, notas bibliográficas, paginación, ilustraciones, tipo de soporte, etc.

Las divisiones más usuales de los catálogos de biblioteca son:

Por su extensión, los catálogos pueden ser colectivos, generales o especiales. Los colectivos contienen las fichas de varias bibliotecas; los generales incluyen todo tipo de materiales existentes en la biblioteca; los especiales contienen sólo las fichas de algunos materiales o colecciones de la biblioteca.
Por su uso, que pueden ser de uso interno o públicos. Los que nos importan en este rubro de servicios son los públicos, pues son la herramienta de enlace entre el usuario y el contenido de la biblioteca.
Por su sistema de ordenación, es decir por los puntos de acceso por los que se busca la información. En el caso de los catálogos públicos normalmente es por orden alfabético, pero en el caso de los catálogos internos es por orden de clasificación o topográfico.
Por su forma, pudiendo ser impresos en forma de listas o de ficheros con tarjetas o automatizados, siendo los más convenientes los automatizados.
Por su función, que puede ser por la utilidad para el usuario de conocer con qué obra cuenta la biblioteca, o por la utilidad para el bibliotecario, al hacer un inventario.

El formato tradicional del catálogo es el que tiene forma de fichas, sin embargo cada vez es más común encontrarlos automatizados, lo que permite múltiples modalidades de búsqueda y recuperación a partir no sólo de un autor, título o tema, sino también de una editorial, país o año de edición, y en general desde cualquier palabra que contenga el registro bibliográfico.

También dentro de los catálogos impresos pueden encontrarse los listados, que pueden ser divididos en tres listas, una por autor, otra por título y otra por tema, o el diccionario, que integra en un sólo orden alfabético autores, títulos y materias.

Ventajas y desventajas de los catálogos impreso y automatizado:
TIPO DE CATÁLOGO
VENTAJAS
DESVENTAJAS
Impreso - fichas
  • No requiere electricidad.
  • No requiere equipo de cómputo para usuarios.
  • Puede trasladarse de un lugar a otro.
  • ·Requiere mobiliario especial.
  • Requiere mesa(s) especial(es)
  • Es difícil detectar cuando se extrajo una tarjeta.
Impreso - listados
  • No requiere electricidad.
  • Puede trasladarse de un lugar a otro.
  • Requiere emisión constante de nuevos listados.
Automatizado
  • No requiere mobiliario adicional, con excepción del mueble para colocar la terminal de la computadora y una silla por cada terminal.
  • Requiere un software especial para la captura y consulta.

Por ser los más comunes, a continuación se detalla información de los catálogos en fichas y automatizado.


Catálogo en fichas
El catálogo en fichas puede ser "dividido" o "diccionario": el dividido es el que consta de tres ficheros diferentes: uno por autor, otro por título y otro por materia, cada uno de los cuales ordena las fichas alfabéticamente dentro de las gavetas. El catálogo diccionario integra en un solo orden alfabético las tarjetas de autor, título y tema.

Es importante señalar que el catálogo en fichas debe contener tantas tarjetas como sean necesarias por cada obra, es decir, se debe desarrollar el juego de fichas de cada material y contendrá una ficha por cada autor del material, una ficha por título, o varias fichas si contiene diversos títulos (ejemplo son las obras literarias, que incluyen varios títulos en cada volumen), y tantas fichas más de temas como trate la obra, según el ejemplo que se proporciona.

En los catálogos en fichas es necesario colocar "guías", que son los señalamientos externos e internos, que orientan al usuario en la búsqueda de información.

A nivel externo, las guías son los letreros que indican el tipo de catálogo y las letras o materias que abarca, mientras que a nivel interno, es decir dentro de cada gaveta, cada 5-6 cm. se deben colocar tarjetas con pestañas que indiquen la clasificación o las letras del cajón, por ejemplo:

SEÑALAMIENTOS EXTERNOS
SEÑALAMIENTOS INTERNOS
Autor A-G
ALV
Título L-Q
HISTORIA DE MÉXICO
Materia H-K
912
A-E
QC 21

Dichos señalamientos constituyen una buena orientación al usuario, facilitándole la elección de la gaveta que requiere para iniciar su búsqueda.

Los cajones de los diferentes catálogos se colocan ordenadamente de izquierda a derecha, de arriba abajo y deben estar al nivel de la vista del usuario para consultarlos fácilmente, por lo que se colocan sobre una mesa. También se hace necesario disponer de otra mesa para poder consultar los cajones que los usuarios extraigan del catálogo.

Las gavetas deben dejar un espacio vacío de aproximadamente 25% para permitir el acomodo de nuevas fichas, así como la búsqueda, pues cuando las tarjetas se encuentran apretadas se propicia el maltrato e incluso se motiva el que los usuarios las desprendan.

Al elegir un mueble para el catálogo, debe asegurarse que incluye la opción para colocar las varillas que sujetan las tarjetas mediante un orificio en el centro del borde inferior, para evitar que los usuarios las extraigan y las coloquen en otro sitio, o peor, que si accidentalmente se llega a caer un cajón no se salgan las fichas y se desordenen.


Catálogo automatizado
Con el desarrollo de las nuevas tecnologías de información, el sector bibliotecario se vio enormemente favorecido, ya que el trabajo se ha simplificado e incluso lo que pudiera parecer un gasto en equipos y programas, a la larga representa un ahorro por el tiempo que los bibliotecarios pueden dedicar a procesar más información o a atender a los usuarios, tiempo que antes invertía en reproducir individualmente las tarjetas bibliográficas en máquina de escribir; es decir, el beneficio es alto por el ahorro de procesos que ofrece la tecnología.

El catálogo automatizado simplifica el trabajo y ahorra tiempo al bibliotecario, reduciendo los errores humanos que pueden generarse al reproducir las fichas pieza por pieza. También se ahorra el tiempo invertido alfabetizando las fichas en las gavetas respectivas.

Otra gran ventaja del catálogo automatizado para los usuarios, es que les amplía las opciones de búsqueda además de autor, título y tema, también por editorial, año de edición, y cualquier otra información que el bibliotecario haya capturado en los registros; también posibilita la emisión de listados bibliográficos ya sea impresos o en versión electrónica, con lo que los usuarios pueden llevarse las listas de la información de su interés para buscar en estantería los materiales o para elaborar bibliografías de trabajos de clase, por ejemplo.

La opción de emitir bibliografías puede apoyar las tareas de difusión de la biblioteca, pues pueden imprimirse las obras por asignatura y circularse entre los profesores, para que conozcan qué existe sobre su área de interés.

Un factor muy importante a tomar en cuenta al implementar un catálogo automatizado es que debe dotarse a los usuarios por lo menos con un equipo de cómputo que haga las veces de catálogo, donde pueda buscar la información.

Como puede verse, las ventajas del catálogo son enormes y aunque por muchos años funcionaron los catálogos impresos, deben aprovecharse las bondades de la tecnología y optimizar el trabajo de los bibliotecarios.

Ubicación del catálogo
Sea cual sea el formato del catálogo, éste se debe ubicar en el área de circulación, que es la zona de mayor afluencia y para no distraer a los usuarios de la sala de lectura; el lugar que debe contar con buena iluminación para que los lectores puedan consultarlo con comodidad.

Si el catálogo es automatizado se requiere de equipo de cómputo para los usuarios, ubicado en una mesa con silla; en el caso de ser de fichas o listas, también debe destinarse un lugar para colocarlos. En el caso del catálogo de fichas se requiere una mesa adicional para colocar los cajones y que al consultarlo se puedan anotar los datos de las fichas.

© | UNAM - DGIRE | México, D.F. | Octubre 2007
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