La colección de la biblioteca puede estar constituida por los siguientes tipos de materiales:

• Libros de ficción y no ficción
• Obras de consulta
• Publicaciones periódicas: revistas y diarios
• Documentos oficiales
• Documentos impresos de breve extensión: recortes de diarios, artículos de revistas, folletos
• Dossiers: antologías sobre un tema determinado
• Multimedia: videocasetes, audiocasetes, cd-rom, dvd, archivos de 3.5 mm
• Imágenes fijas: fotos, carteles, mapas, dibujos, ilustraciones
• Objetos tridimensionales: maquetas, globos terráqueos, modelos anatómicos, colecciones edafológicas o de seres vivos, juegos didácticos, etc.
• Archivos de computadora y ediciones de electrónicas: cd-rom, dvd, archivos de 3.5 mm.
• Ediciones electrónicas: de libros, publicaciones periódicas, que pueden estar en línea o almacenarse a nivel local
• Folletos

Estos materiales pueden tener el formato tradicional, que es el impreso en papel, o bien, en otros soportes como son en diapositivas, el auditivo, audiovisual, tridimensional, electrónico y multimedia.

Los materiales mencionados constituyen la colección que se requiere en cada institución para apoyar los programas de estudio y forman las diferentes secciones de una biblioteca:

Los elementos básicos de una política de adquisición para una biblioteca escolar son:

• El análisis de los fondos existentes,

• La evaluación de las necesidades de la biblioteca,

• Los criterios para la selección de documentos y para la revisión periódica de los fondos.

El proceso de selección de nuevos fondos será más sencillo y efectivo si se cuenta con un análisis del acervo existente y su utilización.

Antes de tomar la decisión respecto a la eliminación de fondos o a la adquisición de nuevos materiales, debe hacerse una evaluación de necesidades de acuerdo a los planes y programas de estudio impartidos, ya que las bibliotecas escolares y universitarias han de apoyar el aspecto bibliográfico requeridos para su cumplimiento.

La evaluación consiste en verificar que el acervo sea pertinente, suficiente y adecuado, así como que los materiales se encuentren en buen estado físico para su correcta utilización. A fin de facilitar a los bibliotecarios el proceso de evaluación y formación de la colección básica, para que sea acorde a los lineamientos que señala la UNAM, se elaboró un Programa de adquisiciones bibliográficas, que puede utilizar la ISI.

Con la finalidad de apoyar la tarea de desarrollo de la colección, proporcionamos una breve compilación de diversos instrumentos:

Citando el documento Normas para bibliotecas universitarias, se refleja la importancia de las condiciones ambientales en la biblioteca:

"La biblioteca universitaria será atractiva, acogedora y estará cuidadosamente diseñada para promover la eficacia tanto operativa de utilización. Los factores específicos más importantes incluirán las características ambientales generales que influyen en los usuarios, el personal y las colecciones (iluminación, ventilación, temperatura y control de humedad, transporte horizontal y vertical, seguridad, etcétera), la disposición de las estanterías, el número y variedad de lugares para la lectura, la relación entre los lugares de servicio, la fluidez efectiva de los materiales, el espacio adecuado para el personal y las operaciones" (1).

Algunos factores a tomar en cuenta al planear, construir o remodelar una biblioteca, son:

• Ubicarla en planta baja. Por razones de seguridad y comodidad y para facilitar el acceso de la comunidad.

• Visibilidad. Las puertas y ventanas deben permitir ver desde exterior algunas zonas de la biblioteca para permitir que los profesores observen desde fuera la conducta de los alumnos, pero sobre todo, para motivar que otros estudiantes se animen a asistir a la biblioteca.

• Recintos atractivos. La biblioteca debe contar con una distribución agradable, en la cual los usuarios se sientan animados para trabajar. Hacer de una biblioteca un lugar atractivo depende primordialmente de bibliotecarios y profesores, pero también depende del tipo de mobiliario, pintura, iluminación y decoración que se dispongan. Una buena manera de hacer atractiva la biblioteca es colocando señalamientos sobrios, carteles y pizarrones de anuncios, pero también debe cuidarse la distribución de la sala de lectura y estantería, la pintura de paredes y mobiliario y el aseo diario.

• Identificación. La entrada a la biblioteca debe portar un letrero vistoso que indique BIBLIOTECA, o su nombre completo si lo tiene, ej. BIBLIOTECA JUAN GUTEMBERG.

• Funcionalidad. El término de 'funcionalidad' implica que en la biblioteca los usuarios puedan realizar cómodamente las actividades de consulta de los catálogos, de lectura, y uso de algún otro recurso que provea la biblioteca, así como también el que los bibliotecarios puedan hacer el proceso técnico y préstamo de las obras de manera holgada. A decir de los autores citados: "debe permitir hacer lo mínimo indispensable con cierta holgura de espacio, de manera que estar en la biblioteca no resulte pesado y desagradable".

• Flexibilidad. La flexibilidad implica contemplar diversos factores al momento de construir, remodelar o ampliar las bibliotecas, para el acomodo del mobiliario que se utilizará. Entre los factores a tomar en cuenta están:

  • Evitar las paredes interiores; se recomiendan las columnas para tener un espacio abierto. Pueden construirse falsos muros (mampostería con cristal) para dividir las áreas que sean necesarias, como los cubículos de estudio, áreas de procesos técnicos y espacio para resguardo de material digital.

  • Utilizar las estanterías como referente divisorio entre las áreas.

  • Procurar que el equipo de seguridad y ventilación interfieran lo menos posible con la distribución de la planta (extintores, salidas de emergencia, controles antirrobo de libros, y ventiladores).

  • Planificar las instalaciones eléctricas y sanitarias antes de ocupar el área, de manera que se prevean los contactos necesarios para la iluminación, instalación de equipos de cómputo, ventilación y otros, antes de equipar el recinto.

  • Colocar los materiales bibliográficos en la estantería a un máximo del ocupación del 75%, para permitir la integración de nuevas obras sin tener que hacer constantes recorridos de acervo.

La normatividad que ha establecido la DGIRE, para la planta física de las bibliotecas del Sistema Incorporado, puede consultarse en el inciso 5, del Anexo 1 al Manual de disposiciones y procedimientos para el Sistema Incorporado a la UNAM, así como en el inciso 2.13.5 del Instructivo de Incorporación.

También, por cortesía de la revista Información, se incluye una lectura que puede ser de utilidad: "Criterios y procedimientos para la remodelación, ampliación o adaptación de edificios para bibliotecas universitarias", de Cecilia Vélez Salas (2).

(2) Reglamento general del Sistema Bibliotecario de la UNAM.

Otros aspectos de la infraestructura a considerar son:

Para el incremento de las colecciones de una biblioteca, se requiere llevar a cabo diversas estrategias que pueden iniciarse apegándose al plan o planes de estudio y, en el caso del Sistema Incorporado, incluyen también tomar en cuenta la normatividad señalada en el Manual de disposiciones y procedimientos para el Sistema Incorporado de la UNAM y en el Instructivo de incorporación.

Para revisar a detalle una selección de normas existente consulte:

El uso y difusión de la biblioteca serán más efectivos mientras mejores sean los servicios bibliográficos que ofrezca la biblioteca a su comunidad, y deben ser brindados por personal capacitado; también se requerirá contar con una colección adecuada, con instalaciones funcionales, con acceso a un catálogo bibliográfico completo y estructurando actividades de difusión atractivas.

A continuación se describen los principales servicios bibliográficos que prestan las bibliotecas:

Dependiendo del tipo de usuarios, pueden ofrecerse también servicios especializados de: 

La catalogación comienza con la descripción de cada documento y concluye con la confección de un catálogo, ya sea en formato de papel o automatizado, y que constituye un índice ordenado de la información que contiene la biblioteca.

Una vez que los libros reciben el proceso técnico menor pasan al proceso mayor, que consiste en:

No todo lo que ingresa a la biblioteca es susceptible de proceso, ya sea porque se trate de material que no reúne los requisitos para el nivel académico de la institución, o porque se trate de material donado pero obsoleto o maltratado. Una vez determinado qué material se catalogará, se seleccionan las normas bibliotecarias de catalogación que permitirán estandarizar la forma en cómo se presenta la información a los usuarios en el catálogo.

Una biblioteca que se considere al día debe contemplar que un libro debe catalogarse dentro del mes siguiente a su llegada a la biblioteca y no permanecer en proceso más de tres meses. Debe tomarse en cuenta que por ser una actividad detallada, la catalogación bibliográfica es parte del proceso técnico que consume mucho tiempo del bibliotecario.

La catalogación bibliográfica se divide en:

La catalogación descriptiva es la etapa del proceso técnico mayor donde se extraen diversos datos de la obra que se está procesando, para constituir las fichas bibliográficas.

Para ello, el bibliotecario catalogador describe ordenadamente los datos bibliográficos de una obra determinada, tales como el autor, título, tipo de formato, lugar de edición, editorial, año, etc., en un formato también estandarizado denominado "ficha", con las cuales se construyen los catálogos de biblioteca, tanto para uso interno como para los usuarios, y que pueden ser de forma impresa o electrónica.

La catalogación es el proceso mediante el cual el catalogador prepara las fichas que permitan al usuario:

• Encontrar un documento cuyo autor, título o tema conozca.

• Conocer lo que tiene la biblioteca.

• Orientarse en la selección de un documento a consultar, dependiendo de su edición, idioma, naturaleza literaria.

La catalogación descriptiva requiere herramientas que facilitan al bibliotecario catalogador la sistematización de la información, para presentar al usuario los datos de una obra de manera estandarizada, con lo cual, sin importar de qué biblioteca se consulte un catálogo, la información bibliográfica (fichas bibliográficas) tendrá la misma presentación.

Para realizar la catalogación descriptiva el catalogador debe utilizar instrumentos de apoyo especializados como son los códigos de catalogación, que son un conjunto de principios básicos y reglas, estructurados de manera tal que auxilian al catalogador proporcionándole la base para ir ampliando los catálogos consistente y uniformemente; dichas normas deben conocerse para evitar organizar la biblioteca con criterios personales que impidan ser continuados por otras personas.

El código internacional reconocido actualmente se denomina Reglas de catalogación angloamericanas, 2ª edición (RCAA-2), que se utiliza en las bibliotecas mexicanas. Dichas Reglas son utilizadas por la mayor parte de los bibliotecarios del mundo y son resultado de un movimiento histórico normalizador, surgido del trabajo de asociaciones de bibliotecarios profesionales preocupados por obtener una estandarización en la presentación de la información y para compartir recursos e intercambiar información.

Dependiendo del tamaño y objetivos de la biblioteca, el catalogador deberá establecer como política a qué nivel va a utilizar las RCAA, ya que éstas permiten procesar la información en tres niveles de descripción:

• En primer nivel

• En segundo nivel

• En tercer nivel

El primer nivel se recomienda para las bibliotecas públicas y escolares de nivel básico, el segundo para bibliotecas generales de acervos mayores a 30,000 títulos, mientras que el tercer nivel lo utilizan bibliotecas que necesitan aplicar elementos adicionales como las bibliotecas especializadas.

Lo anterior significa que dependiendo del tipo de biblioteca, la catalogación deberá ser más o menos detallada, incluyendo o no información que puede ser útil a los usuarios. Para las bibliotecas escolares de nivel medio superior y universitarias se recomienda utilizar la catalogación de segundo nivel.

El proceso de catalogación descriptiva

La catalogación descriptiva consta a su vez de dos etapas:

• Describir consistentemente los datos de la obra (áreas bibliográficas).

• Establecer quién o quiénes son los autores (asiento).

a) En primer término, se estructura la información descriptiva, agrupada en los ocho puntos de información o áreas bibliográficas de la catalogación descriptiva. Para ello se aplica la primera parte de las Reglas de Catalogación Angloamericanas (RCAA), y la información se toma de las partes físicas de las publicaciones, como se indica en el cuadro siguiente:

Como se aprecia, la mayoría de los datos que se requieren para catalogar un libro se obtienen de la portada (no confundir con la cubierta o tapa), que es la hoja que normalmente va detrás de la guarda (hoja en blanco), o de la anteportada (hoja en la que aparece el título. De la portada se extrae la información del autor, título, editorial, dibujantes, traductores, etc. La contraportada contiene el resto de datos: colección, título original, edición, ISBN, depósito legal, etc.

La catalogación descriptiva se complementa por una puntuación específica determinada, para la presentación estandarizada de la información, que también especifica las RCAA.

b) En segundo término se estructura el ASIENTO, que describe el autor o autores de la obra, responsables del contenido intelectual del material, pudiendo tratarse de autores personales, de un autor institucional, denominado corporativo, o de una conferencia o congreso, ejemplo:

Autor personal:

• Villoro, Luis

• Pick de Weiss, Susan

• Fuente, Juan Ramón de la

Autor institucional o corporativo:

• México. Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática (INEGI)

• Universidad Nacional Autónoma de México

• México. Leyes, legislación.

Autor por conferencia o congreso:

• Coloquio Jóvenes en la Investigación (9º : 2006 : mar. 27-31 : México, D.F.)

• Congreso Nacional. La Ingeniería en el Desarrollo de México (2º : 2005 : nov. 9-11 : México, D.F.)

• Coloquio Anual de Estudios de Género (14º : 2005 : nov. 14-16 : México, D.F.)

Para establecer el ASIENTO también se aplica la segunda parte de las RCAA, que facilita la construcción del mismo en forma normalizada; la información se puede tomar tanto de la publicación en proceso, como de cualquier otro punto de acceso como es el catálogo de autoridad, una enciclopedia, un sitio web, etc.

La información bibliográfica de los materiales se presenta en una ficha que puede tener alguna de las siguientes estructuras:

Los programas de cómputo especializados para bibliotecas permiten capturar y presentar la información conforme a los estándares de las RCAA y están diseñados en un lenguaje especializado con fines bibliográficos.

Este lenguaje también facilita el intercambio de información entre las entidades bibliográficas, pero también permite hacer conversiones de datos cuando se migra de un software a otro, sin tener que recapturar la información; otra ventaja de los catálogos electrónicos es que usuarios y bibliotecarios pueden hacer archivos electrónicos, para llevar o enviar por correo electrónico, con información de los catálogos ya sea para elaborar bibliografías o para consultar los datos posteriormente.

La catalogación temática es parte del proceso técnico mayor, mediante la cual el catalogador asigna uno o varios encabezamientos de materia al documento en proceso, que represente los temas o asuntos de que trata el mismo.

Los objetivos de la catalogación por tema son:

• Poder identificar en el catálogo las obras que traten sobre la misma temática, es decir, reunir bajo un mismo encabezamiento todos los materiales sobre una materia.

• Acomodar en la estantería el material de acuerdo al tema principal de que traten.

Todos los materiales, sea cual sea su formato de presentación, tratan de uno o varios temas de información, que constituyen elementos de búsqueda de la información. Para ello se utilizan palabras o grupos de palabras, denominadas descriptores, que deben representar sin ambigüedad la noción o nociones contenidas en un documento.

Lo más indicado es acudir a los términos ya normalizados, que se presentan en los denominados 'tesauros', para evitar la elaboración de listas sin criterios o con criterios personales que dispersen o dificulten la recuperación de la información temática.

Un Tesauro es una lista estructurada de palabras o frases, denominadas descriptores o encabezamientos de materia, que son los términos propios de un ámbito académico determinado, entre los cuales se establecen una serie de relaciones jerárquicas y asociativas. Además de la presentación alfabética (muy apropiada para una biblioteca escolar), ofrecen una representación gráfica de las relaciones entre los descriptores .

Uno de los tesauros más utilizados para bibliotecas escolares, de fácil adquisición en México, es:

Lista de encabezamientos de materia para bibliotecas. Santafé de Bogotá : E. Eberhard, 1998.

Para determinar él o los temas, el catalogador debe consultar diversos puntos de acceso de la obra en cuestión, como son el título, el prefacio, la introducción, la tabla de contenido o alguna parte de la obra, y en caso de no poderse determinar el tema, se debe consultar a un especialista o recurrir a otros catálogos bibliográficos.

Algunos principios que deben tomarse en cuenta para asignar los descriptores son:

• Usarse en el idioma de la comunidad de usuarios de la biblioteca.

• Asignar el término más común o de uso corriente para los usuarios de la biblioteca, por ejemplo en una biblioteca escolar preferir el tema INSECTOS al de ENTOMOLOGÍA, que es el que sí se utilizaría en una biblioteca especializada.

• Utilizar encabezamientos específicos, que describan en la forma más precisa y directa el contenido de una materia bajo la cual dicho tema podría ser localizado.

• Deben ser uniformes, es decir, donde cada tema específico esté representado por un único encabezamiento de materia. En caso de términos sinónimos se escogerá uno de ellos, que se utilizará siempre para describir la misma temática.

• Consistencia, es decir cuidar el orden, la sintaxis y la puntuación.

Tipos de encabezamientos

Existen diferentes tipos de encabezamientos que podemos utilizar para orientar al usuario en la biblioteca, mismos que deben establecerse en el manual de organización y políticas de catalogación de la biblioteca:

Formas de los encabezamientos

Por otro lado, de acuerdo a la construcción gramatical que se utilice, el formato de los descriptores puede ser:

En ocasiones es necesario utilizar subencabezamientos de materia, que sirven para ampliar o fijar la idea del encabezamiento. Los subencabezamientos pueden ser:

Los descriptores se representan visualmente en las fichas bibliográficas en la sección denominada "registro", que es la segunda parte de la ficha, y en los catálogos en línea los temas aparecen en las líneas finales con los lemas "Tema", "Subject" o por el número de etiqueta MARC (650, 691, 691).

Con la finalidad de localizar fácil y rápidamente los materiales bibliográficos, así como de volverlos a intercalar en su lugar dentro del recinto bibliotecario, estos deben organizarse sistemáticamente, lo que se denomina clasificación bibliográfica.

A lo largo de la historia los bibliotecarios encontraron que el mejor método para organizar las obras, consiste en clasificarlas de acuerdo con el tema de que tratan, ya que los lectores usualmente buscan libros sobre determinada materia y prefieren tener juntas todas las obras de un tema particular, sobre todo si la disposición de la estantería es en modalidad abierta, aunque también en estantería cerrada cuando los bibliotecarios no encuentran una obra solicitada por un usuario, pueden facilitarle a éste otra obra de tema afín que se encuentre adyacente a la que no estuvo, con lo que el usuario no se queda sin información.

La clasificación es una actividad que pertenece a los procesos técnicos mayores, mediante el cual se asigna a cada uno de los materiales existentes en la biblioteca, una serie de códigos numéricos, alfabéticos o alfanuméricos denominados notación, de acuerdo con el tema principal de que tratan, con la finalidad de agruparlos en la estantería bajo un mismo tema, dado por un sistema de clasificación determinado, así como para localizarlos fácilmente en la misma.

Con la clasificación se estructura la signatura topográfica, que es el conjunto de códigos que se asignan a una obra para distinguirla de otras y ubicarla en un lugar específico del acervo. La signatura topográfica generalmente se coloca en los lomos de las obras en forma de etiqueta; posteriormente se explica como estructurarla.

Dado que las bibliotecas escolares y universitarias están en constante crecimiento, es necesario ordenar sus materiales con un sistema adecuado, conforme se vayan adquiriendo.

Para clasificar los materiales el catalogador debe poseer cierto nivel académico para determinar él o los temas de que trata una obra, así como conocer el sistema de clasificación que utilice la biblioteca para asignar una clasificación adecuada.

Existen varios sistemas de clasificación, pero los mas utilizados son:

• Clasificación del Congreso de los Estados Unidos

• Sistema Decimal Dewey

De estos sistemas, el del Congreso (LC) se recomienda para bibliotecas especializadas y universitarias, que cuentan con acervos numerosos sobre el mismo tema, mientras que el Sistema Decimal Dewey (SDD) se recomienda para bibliotecas de colecciones generales y de tamaño mediano, como las escolares.

Principios a seguir al clasificar
Sea cual sea el sistema de clasificación que se adopte, cuando se va a iniciar en el proceso de clasificación bibliográfica, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:

• Clasificar el material de acuerdo con el tema de que trata la obra,

• Clasificar el material de acuerdo con el tema de que trata la obra,

• Asignar el número de clasificación lo más específico posible,

• Preferir clasificar por tema que por la forma o el lugar,

• Si el material se trata de dos ó más temas, elegir el dominante,

• En casos complejos, clasificar en el lugar más apropiado según la intención del autor.

Signatura topográfica (1)
Como se planteó al inicio de este tema, la clasificación bibliográfica permite localizar fácil y rápidamente los materiales bibliográficos, así como volverlos a intercalar en su lugar dentro del recinto bibliotecario, pero para concluir el proceso deben de asignarse elementos adicionales, cuyo conjunto conforma la signatura topográfica.

La signatura topográfica es la marca o señal que se coloca en los lomos de los libros (2), en cualquier otro tipo de documento cuyo soporte físico sea diferente del libro, y que debe aparecer en todos los catálogos y las fichas que los representan, para indicar el lugar que el documento tiene dentro de la colección.

Es importante señalar que todos los materiales existentes en la biblioteca deben tener su propia signatura topográfica y aunque se trate de materiales similares, de la misma edición, autor y título, serán diferenciados entre sí por algún elemento: en la signatura lo que los hace diferentes entre sí es la signatura topográfica y dentro de la obra el número de adquisición.

Existen diversos criterios para conformar la signatura topográfica, por lo que cada biblioteca puede adoptar la que elija, con la condición de que la aplicación sea sistemática y que como política de proceso siempre emplee los mismos criterios de asignación.

Los elementos que conforman la signatura topográfica son:

1. Clave de ubicación
La clave de ubicación se utiliza para indicar que los materiales marcados con ella deberán colocarse en una sección específica separada del acervo general, ya que este no requiere la utilización de dicha clave; algunas claves de ubicación son:

De estas claves, la más común es la que se asigna al acervo de consulta (C o REF), aunque debe resaltarse que cada biblioteca puede establecer sus propias claves. A continuación se presentan ejemplos de signaturas topográficas, con claves de ubicación:

2. Número de clasificación
El número de clasificación es una notación constituida por caracteres numéricos o alfanuméricos, que se asigna de acuerdo al tema de que trata la obra, utilizando algún sistema de clasificación, como el de la Biblioteca del Congreso o el Decimal Dewey.

3. Código o número de autor 
El número de autor es el símbolo que permite diferenciar varias obras del mismo tema, pero escritas por diferentes autores o del mismo autor pero con títulos diferentes.

La clasificación representa al asunto que tratan las obras, separándolas por materias afines, pero para que los materiales puedan almacenarse y encontrarse con facilidad no es suficiente que se les asigne sólo la clasificación, sino que es necesario añadir otro código que represente a los autores de las obras y el cual complete la notación respectiva.

Existen diversas opciones para asignar el número de autor, pero aquí se proporcionará el sistema adaptado por María Teresa Chávez Campomanes a las tablas de autor de Charles Ammi Cutter y Kate E. Samborn, denominada Tabla numérica de autor : adaptada por María Teresa Chávez Campomanes.

Forma de asignación de número de autor
Para obtener el número de autor con las tablas, se debe seguir el siguiente procedimiento:

Ejemplos:

4. Año de edición
El año de edición se utiliza para diferenciar entre sí las distintas ediciones de una misma obra y sólo se agregará cuando se trate de una edición diferente de la primera.

Ejemplo:

5. Volumen
La clave para volumen se utiliza generalmente para el acervo de consulta, como diccionarios y enciclopedias, cuya edición se divide en varias partes para facilitar la consulta, y consiste en agregar la letra mayúscula 'V', seguida del número que físicamente le corresponda a la parte física. Sin embargo también puede utilizarse esta clave para obras del acervo general que se dividen en dos o mas partes.

La clave se asigna en la signatura, desde primero al último de los volúmenes de que conste la obra.

Ejemplo:

6. Ejemplar
Es muy común que para facilitar el préstamo a domicilio y en sala, en las bibliotecas escolares y universitarias, se cuente con varios ejemplares del mismo material bibliográfico, por lo cual en las signaturas topográficas debe agregarse una clave más que es el ejemplar.

Si se trata del primer ejemplar de la misma edición puede no incluirse, pero a partir del segundo ejemplar, se asigna la abreviatura 'Ej.' seguida del número de que se trate.

Ejemplo:

Con todos los elementos descritos anteriormente queda conformada la signatura topográfica completa.

Colocación de la signatura topográfica en las obras
Una vez concluida la signatura topográfica, deberá capturarse en las tarjetas catalográficas, y colocarse a cada material de la biblioteca en:

Antes de la aparición de las computadoras y de los programas para automatización de los catálogos de biblioteca, las signaturas se escribían en los lomos de los libros dibujadas a mano con pintura, que después se cubría de barniz para proteger la marca; también algunas bibliotecas las mecanografiaban en etiquetas blancas que pegaban a los materiales. Todo lo anterior representada doble o triple esfuerzo para los bibliotecarios al tener que repetir la misma información varias veces, con el riesgo de los 'errores de dedo'.

Con la aparición de la tecnología, uno de los beneficios es el ahorro de tiempo y la exactitud de la información, ya que las signaturas se imprimen de la misma información que se capturó junto con la ficha catalográfica.

Las etiquetas de la signatura topográfica deben colocarse a una altura aproximada de 2.5 cm. del borde inferior hacia arriba y posteriormente se protegen con cinta adhesiva especial (Scotch™ 3M 845), que no es la cinta que normalmente se adquiere en las papelerías, sino otra específica que se adquiere con proveedores de papelería especializada para bibliotecas, cuya calidad de adhesivo es diferente.

La cinta adhesiva debe cubrir aproximadamente 1 centímetro más allá de cada extremo de la etiqueta, para que se adhiera con mayor soporte a la cubierta del material y evitar que se desprendan por el uso frecuente.

Otras etiquetas
Algunas bibliotecas también colocan etiquetas con códigos de barras a los materiales, lo cual se puede realizar en esta misma fase.

(1) Signatura, del latín signatura = Marca o nota puesta en una cosa para distinguirla de otras; señal de números y letras que se pone a un libro o a un documento para indicar su colocación dentro de una biblioteca o un archivo. En: Diccionario de la lengua española [en línea]. http://www.rae.es/ [consulta: 9 marzo 2006]. 
(2) Generalmente en etiquetas blancas impresas y protegidas por cinta adhesiva. Véase Rotulado.
(3) Tabla numérica de autor : adaptada por María Teresa Chávez Campomanes. México : UNAM-FFyL-Colegio de Biblioteconomía y Archivonomía, 1965. [Transcripción fiel de la obra].

Una vez recibidos los materiales en la biblioteca, cualquiera que haya sido la vía de adquisición (compra, canje o donación), deben ser sometidos a un tratamiento o procesamiento que se denomina proceso técnico menor o preparación física del material, que incluye la revisión física, el sellado, colocación de papelería de préstamo, inventariado, registro en kárdex, para el caso de las publicaciones periódicas, y rotulación.

Esta etapa de los procesos técnicos facilita el acomodo ordenado de la colección, para que cada material pueda identificarse y localizarse eficientemente por los usuarios y posteriormente será reintegrado a la estantería por los bibliotecarios.

Presentamos entonces una breve descripción de cada proceso:

Revisión física 

De los procesos técnicos menores quizá la revisión física es la etapa más minuciosa, ya que se debe analizar exhaustivamente cada obra, principalmente las adquiridas por compra, para verificar diversos aspectos:

• Que la manufactura del documento sea de calidad, es decir, que los cuadernillos estén correctamente integrados; que el empastado esté bien hecho; que no existan hojas en blanco, defectuosas, faltantes o repetidas.
• Que la impresión sea clara.
• Que la calidad de las imágenes y láminas sea adecuada, principalmente si son a color.
• Que la edición corresponda a la adquirida.
• Que estén completos los ejemplares que se adquirieron.

Al encontrar una página o sección defectuosa, se procede a separar la obra del resto, señalando los defectos, ya sea doblando las páginas, colocando trozos pequeños de papel en las páginas defectuosas, o anotando los defectos en una hoja de papel que se colocará entre el volumen.  Este material se separa del que está en buenas condiciones, para posteriormente solicitar la reposición.

Antes de continuar con la etapa del sellado, debe recalcarse la importancia de la revisión física, ya que para los cambios del producto el proveedor no aceptará cambiar las obras que ya fueron selladas.

Finalmente, al detectar obras defectuosas debe hacerse el reclamo inmediatamente, atendiendo a las cláusulas del editor o proveedor, que establecen un margen de días preestablecido, para las reclamaciones.

Sellado

El sellado permite asignar a los materiales las marcas necesarias para indicar que son propiedad de una biblioteca o institución determinada.

La biblioteca deberá contar con dos sellos:
1. Uno alargado de aproximadamente 8 x 1.5 cm., para facilitar su colocación en los cantos de los materiales.  El texto del sello debe contener en letra clara el nombre de la biblioteca y el de la institución, ejemplo:

Las partes del material donde se recomienda sellar las obras impresas son:

• Los tres cantos.
• La portada.
• La tabla de contenido.
• En el caso de las láminas de obras de arte, al reverso de las páginas de las páginas de las imágenes.
• En páginas clave: se recomiendan las nones (1), escogiendo primero una página entre la 1 a la 9, y posteriormente cada 100 páginas, ejemplo: si se selecciona la página 9, también se sellarán la 109, 209, etc. y como política siempre todos los materiales impresos de la biblioteca se sellarán en ese mismo número de página.

Los fascículos de las revistas se sellan en la página primera de forros (cubierta o tapa).

2. El segundo de los sellos es el de adquisición, que se coloca al reverso de la portada en lo que se conoce como página legal, ya que en ella figuran el ISBN, datos de la edición o reimpresión y detalles del país y editorial de la impresión. Este sello es de una medida aproximada de 7 x 4.5 cm., y proporciona información respecto a la adquisición e inventario del material, ejemplo:

Los sellos deben estamparse cuidadosamente, sin afectar el contenido de la obra. También debe cuidarse la cantidad de tinta que contiene el cojín, para que esta no sea insuficiente y que desaparezca en corto tiempo, ni excesiva que manche el papel o las manos de los usuarios.

En el caso de materiales en otro formato, como videos, cd-rom, dvd, etc., el sello debe estamparse en la cubierta de papel que va dentro del estuche, para lo cual se extrae la obra de dicho estuche, y para el caso de materiales en otros formatos físicos, como los modelos tridimensionales, mapas, globos, cartuchos o discos, se rotulará a mano el nombre de la biblioteca, con un marcador especial para acrílico.

Colocación de la papelería de préstamo

La papelería de préstamo facilita el procedimiento de préstamo de los materiales de la biblioteca, para tener un control de los libros prestados a domicilio.

La papelería de préstamo que se coloca a los libros consta de: esquinero, tarjeta de préstamo y papeleta de devolución.

a) El esquinero es una tira de papel en forma romboide, que puede ser de cartulina, cartoncillo o papel similar, cuyos extremos se pegan a la parte posterior interna de la tapa o 'tercera de forros' de la obra y su función es contener la tarjeta de préstamo. Ver ejemplos en formatos.

b) La tarjeta del libro o de préstamo, cuya función es permitir el control de los libros prestados a domicilio, y en aquéllas bibliotecas que ofrecen estantería cerrada también facilita el control de los préstamos en sala. Ver ejemplo en formatos.

Esta tarjeta es de cartulina o material similar, en una medida vertical aproximada de 8.5 x 12.5 cm., dividida en dos secciones: en primer término contiene diversos elementos identificadores de la obra como el autor, título, signatura topográfica y número de adquisición, mientras que en la segunda sección debe contener dos columnas donde en la primera se indique la fecha de devolución que se le dará a la obra (2) y en la otra el usuario anotará su nombre. Se imprime por ambas caras.

Se debe colocar una tarjeta por cada volumen físico con que cuente la biblioteca, a las colecciones del acervo general y de consulta.

c) La papeleta de devolución o 'ayuda memoria', sirve para indicarle al usuario en qué fecha deberá devolver la obra solicitada en préstamo a domicilio, mientras que al bibliotecario le sirve para mostrar el grado de utilización de la obra. Ver ejemplo en formatos.

Esta papeleta es de papel bond o similar, en una medida vertical aproximada de 8.5 x 12.5 cm, dividida también en dos o tres secciones, donde el bibliotecario anotará la fecha de devolución que debe observar el usuario para devolver la obra a la biblioteca. En el tamaño de cada celda debe haber espacio suficiente para que el bibliotecario estampe el sello de 'DEVUELTO' cuando el usuario devuelva la obra a la biblioteca.

Esta papeleta se pega en la última página, frente a la 'tercera de forros', sólo por la parte superior, debido a que se tendrá que despegar para sustituir cuando se llenen todas las celdas y se requiera una nueva papeleta.

NOTA: La papeleta no se coloca al material de consulta, ni a los fascículos de las revistas.

Debe resaltarse que las bibliotecas que cuentan con sistemas automatizados de préstamo ya no utilizan el esquinero ni la tarjeta del libro, dejando únicamente la papeleta de devolución para recordar al usuario la fecha de vencimiento. Esto debido a que las transacciones de préstamo y devolución se realizan con los códigos de inventario del libro y de registro del usuario.

En algunas bibliotecas el proceso técnico menor también incluye la colocación en cada obra de las barras metálicas para las alarmas antirrobo, que deben adherirse en lugares que no sean visibles a simple vista por los usuarios.

Inventariado

La asignación de número de inventario o adquisición es la última etapa del proceso técnico menor de los materiales, y consiste en anotar en cada volumen físico el número de inventario.

Si una obra se compone por diversos volúmenes, como es el caso de las enciclopedias, cada volumen tendrá su propio número de adquisición.

Los números de adquisición se deben registrar en una libreta o en un archivo de computadora, indicando de manera cronológica la numeración (1, 2, 3, etc.), la fecha de adquisición, el autor, título y el tipo de adquisición (compra, canje o donación). Algunas bibliotecas también agregan el nombre del proveedor y el precio, ejemplo:

Posteriormente el número de inventario se anota en la obra, pudiendo ser a mano (utilizar bolígrafo) o con un sello numérico; el número se estampa en la portada, reverso de la portada, en el esquinero y en la tarjeta de préstamo. Cuando la biblioteca imprime de la base de datos las etiquetas para la tarjeta de préstamo, se esperará hasta concluir el proceso mayor (catalogación y clasificación) para tener las etiquetas adhesivas y colocarlas al material.

A los fascículos de revistas no se les asigna número de inventario ya que para el control de ellas se debe llevar un registro o kárdex de la recepción de los números de una suscripción, sin embargo sí se debe asignar número de inventario a los otros tipos de obras como videos, cd-rom, dvd, modelos tridimensionales, mapas, etc.

Para el inventario de materiales diferentes a los impresos se llevará un registro de adquisiciones separado del de los libros, haciendo una modificación en el número de adquisición, por ejemplo: MM2 donde MM significaría 'material multimedia' , correspondiente al número de inventario 2. El número de inventario que le corresponda se anota con un marcador especial para acrílico, en un lugar visible.

Registro de publicaciones periódicas

Como se explicó anteriormente, a las publicaciones periódicas no se les asigna número de inventario, sino que su registro se hace en el kárdex de la biblioteca, que puede ser manual o en formato electrónico si se dispone de un software de biblioteca que permita el registro automatizado de la llegada de los fascículos.

El kárdex permite un control eficiente de las revistas que ingresan a la biblioteca, para conocer no sólo con qué títulos cuenta la biblioteca, sino cuáles volúmenes y números o fascículos de esos títulos se han recibido.

Según la periodicidad de la publicación periódica, se seleccionará la tarjeta de kárdex que corresponda, ya que se registran de manera diferente si la publicación es diaria, semanal, mensual, bimestral, anual o irregular. Las tarjetas que su utilizan son de cartulina, de una medida aproximada de 12.5 x 20.5 cm.

Los datos con que se deben llenar las tarjetas son:

• El título de la publicación.
• El nombre, dirección y teléfono del editor o distribuidor, para tener a mano siempre los datos en caso de requerirse una reclamación.
• La forma de adquisición (compra, canje o donación).
• Periodicidad de la publicación (diaria, mensual, trimestral, etc.) (3).
• Y el detalle de los fascículos recibidos, que consisten en el año, serie o época, el volumen, el número, si incluye índice, y alguna otra observación.

Una vez requisitada la tarjeta de kárdex, esta se ordena alfabéticamente en un mueble de kárdex o en una gaveta especial para ello, que deberá estar al servicio de los usuarios.

En los ejemplos puede apreciarse la manera en cómo se requisitan las diversas tarjetas, según su periodicidad. Ver ejemplo en formatos.

Rotulación

La rotulación es el proceso final que se da al material, cuando éste ha sido catalogado, clasificado y registrado en la base de datos. Consiste en la colocación de la etiqueta de signatura topográfica, que permitirá localizar en estantería las obras que reporta el catálogo de la biblioteca, y posteriormente para acomodar los materiales de acuerdo a la clasificación temática que se utilice en la biblioteca.

La etiqueta se coloca en la parte inferior del lomo, a una distancia de 2.5 cm desde el borde inferior.

Cuando se utiliza un programa automatizado para la formación del catálogo, a partir del registro catalográfico de la obra se obtienen diversos productos impresos, entre ellos las etiquetas de signatura topográfica, lo que facilita enormemente la tarea de proceso de los materiales, al no tener que duplicar o triplicar la captura de la misma información como se hace cuando aún se usan medios mecánicos como la máquina de escribir, con el riesgo de los errores humanos al momento de teclear la información.

La signatura topográfica deberá protegerse con una cinta adhesiva químicamente desarrollada para el proceso de bibliotecas, cuyos adhesivos tienen la resistencia que requiere el uso frecuente de las obras y los cambios de clima extremos. En México puede adquirise la cinta Scotch 3M Book Tape™, con proveedores especializados en consumibles para bibliotecas.

En las bibliotecas que realizan la circulación de materiales mediante sistemas automatizados, también en este momento se coloca la etiqueta de código de barras, para la gestión del préstamo.

Como complemento de la colocación de la signatura topográfica, y como parte de la rotulación de los materiales, se deberá anotar el número de adquisición o inventario en el esquinero y en la tarjeta de préstamo, a fin de facilitar al bibliotecario la gestión de préstamo.

(1) Es más sencillo en las páginas nones que en las pares, porque al abrirse el libro se mantiene abierto sobre las páginas nones.
(2) El número de días de acuerdo al Reglamento de préstamo a domicilio.
(3) Las claves de las abreviaturas de la periodicidad son:

El proceso técnico mayor es un proceso intelectual que implica tomar decisiones permanentemente sobre el contenido temático de los materiales a procesar.

Este debe ser realizado por bibliotecarios con nivel de licenciatura, ya que es un proceso intelectual que implica tomar decisiones permanentemente sobre el contenido temático de los materiales a procesar, por lo que implica una amplia cultura y se integra por:

Consulta aquí un esquema simplificado del flujo que siguen los materiales para su puesta en servicio.

El esfuerzo hecho por el bibliotecario al procesar un material de la biblioteca y en conformar el o los catálogos, no valdrá la pena si la biblioteca no cuida que el material esté debidamente colocado, en el lugar que indican los catálogos. El proceso técnico del material no estará terminado hasta que las obras estén realmente disponibles para el uso.

En primer término ha considerarse que los diferentes acervos de la biblioteca deben colocarse en seccones físicamente separadas dentro de la estantería; estas secciones son:

• Acervo general

• Consulta

• Hemeroteca

• Archivo vertical

• Multimedia

• Especial (colecciones antiguas o de importancia étnica, linguística, etc.)

• Discos compactos y DVD's, etc.

• Infantil (para aquellas bibliotecas escolares que utilizan el mismo recinto bibliotecario para los diversos niveles escolares que imparten).

• Novelas (optativo para las bibliotecas que las acomodan en sección separada).

Consideraciones respecto al acervo de publicaciones periódicas

En bibliotecas universitarias con una pequeña colección de diarios y revistas, no se clasifican las publicaciones periódicas, sino que únicamente se sellan, se registran en el kárdex y se colocan por orden alfabético en cajas revisteras especiales, y dentro de ellas por orden cronológico.

En colecciones de mayor dimensión sí pueden clasificarse temáticamente como se hace en el resto del acervo, sin embargo lo recomendable es lo que se mencionó al inicio, es decir, acomodarlas en orden alfabético por título.

Reglas para el acomodo físico

Como se mencionó, el proceso de los materiales no terminará hasta que estos se encuentren ordenados en la estantería, de acuerdo a las signaturas topográficas que se les hayan asignado, para que se puedan usar y reacomodar las veces que sean necesarias.

A continuación se presentan detalladamente los pasos para el acomodo de los materiales de los acervos general, de consulta y aquellos que recibieron todos los elementos que se requieren al clasificarlos:

a) Si se utiliza el Sistema de Clasificación Decimal Dewey (SCDD), los materiales dentro del acervo general se ordenan progresivamente por número de clasificación, hasta el punto decimal, del 000 al 999, y posteriormente en orden decimal; todo ello de izquierda a derecha.

Ejemplos:

b) Si se cuenta con más de una obra con el mismo número de clasificación, el siguiente elemento a tomar en cuenta será el número de autor, como se indica:

• Primero alfabéticamente (inicial mayúscula del apellido);

• Posteriormente numéricamente (números siguientes);

• Después nuevamente alfabéticamente (inicial minúscula del título).

Ejemplos:

d) Si se cuenta con dos o más ediciones de algún material, el siguiente elemento a tomar en cuenta es el año de edición, también de manera progresiva hacia la izquierda.

Ejemplos:

e) Si la biblioteca cuenta con más de un ejemplar de la misma edición de una obra determinada, hay otro elemento más a tomar en cuenta, que es el número de ejemplar distinto al primero.

Ejemplo:

f) Cuando la obra se compone de varios volúmenes, el acomodo en estantería seguirá las pautas antes mencionada, y al final se tomará en cuenta la numeración en volúmenes, y también se ordena de izquierda a derecha.

Ejemplo:

Recomendaciones finales

A continuación se presentan algunas recomendaciones para el acomodo de los materiales:

1. El acomodo de los libros en la estantería se hace de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo, por cada estante, en forma progresiva de acuerdo al Sistema de Clasificación Decimal Dewey (SCDD), al Sistema de la Biblioteca del Congreso (LC), o al que se utilice en la biblioteca.

2. Los estantes deben ubicarse de manera tal que permitan al personal de la biblioteca la máxima visibilidad posible de todas las áreas.

3. Los pasillos entre la estantería tendrán una amplitud tal para permitir una circulación cómoda entre ellos, tanto para la búsqueda de material como para su acomodo. En la modalidad de estantería abierta se sugiere una distancia en los pasillos de .90 a 2 metros, dependiendo de la intensidad del tráfico y del tipo de colección (por ejemplo consulta requiere pasillos más amplios por la mayor afluencia); si se ofrece estantería cerrada la distancia mínima entre estantes ha de ser de .60 metros.

4. Si la biblioteca ofrece estantería abierta, los materiales deben estar al alcance de los usuarios.

5. Debe dejarse vacío aproximadamente un 25% de cada entrepaño, para el crecimiento futuro.

6. Periódicamente debe revisarse de manera cuidadosa el acomodo de los materiales en cada entrepaño, ya que un material colocado en un lugar equivocado es como si estuviera extraviado.

7. Deben retirarse con regularidad los materiales de los carritos y mesas de lectura y acomodarlos, para que se tenga disponibilidad permanente de ellos.

8. Los estantes y sus entrepaños deberán mantenerse limpios y en buenas condiciones físicas.

El esfuerzo que representa en la biblioteca adquirir y organizar los materiales bibliográficos, debe complementarse con procurar condiciones adecuadas de almacenamiento y de la revisión periódica de los mismos, para asegurar el que puedan durar y resistir el uso, verificando el estado físico en que se encuentran libros y otros materiales, que no falten páginas, que no estén rayados, o, que el empastado esté dañado.

La buena conservación comienza por dar a los fondos mobiliario adecuado, una colocación adecuada en su lugar de exposición, controlar la circulación y asegurar su permanencia en buen estado en la biblioteca.

La conservación implica las siguientes medidas:

• Preservación. Para preservar la colección, además de encuadernar algunos materiales, deben asegurarse el almacenamiento adecuado de la colección, así como las medidas de prevención contra las catástrofes por agentes naturales como el agua o el fuego, o por agentes humanos como el vandalismo.

• Restauración. Esta tarea es remedial y se realizará cuando se detecte material desempastado, con faltantes de páginas o que se dañó la encuadernación original.

Para cumplir con estas medidas, a continuación se presentan algunas recomendaciones para el buen cuidado de los materiales bibliográficos:

a) Colocación del material en estantería

La colocación en estantería debe hacerse en el mobiliario y posición adecuados, es decir, utilizando estantes preferentemente metálicos [ver mobiliario y equipo], que son mas seguros ante el fuego y los agentes biológicos, y colocados de manera vertical; unicamente se colocan horizontalmente los materiales de gran formato como los atlas, libros de arte y los diarios encuadernados.

Las publicaciones periódicas se colocan en un primer momento en estantes exhibidores especiales, semi-inclinadas y de frente, para que los usuarios vean las recientes adquisiciones, pero posteriormente se integran a la estantería en el área hemerográfica, de manera vertical, en cajas revisteras especiales que facilitan su almacenamiento y conservación.

Dependiendo del contenido de la biblioteca, puede ser necesario contar con otro tipo de mobiliario, como archiveros para el archivo vertical, maperos para carteles y mapas, estantes con mayor número de entrepaños para los discos compactos y videos, etc.

También debe cuidarse que la colocación del material se haga holgadamente, dejando vacío un espacio del 25% aproximadamente, para permitir extraer o intercalar los materiales sin maltratarlos, así como integrar las nuevas adquisiciones.

Entre las actividades de instrucción de usuarios que se deben impartir, para que la correcta utilización del material, están las siguientes:

• Fomentar que el usuario y personal bibliotecario realicen la extracción adecuada del material de la estantería, no tomándose de la parte superior del lomo, para evitar que se dañe la encuadernación, sino que se tomen por el centro del lomo.

• Evitar rayar las obras y mutilar las páginas.

• Evitar ensalivar los dedos para pasar las páginas, ya que se propicia la proliferación de hongos y es antihigiénico para el resto de usuarios.

También deberá cuidarse la manera en cómo se realiza la limpieza, ya que la humedad excesiva propicia la proliferación de hongos y el deterioro del papel. El aseo deberá consistir en aspirar la estantería por lo menos una vez cada dos meses, aunque depende de la ubicación de la biblioteca, ya que en ocasiones puede filtrarse mayor cantidad de polvo si la institución educativa se encuentra en un entorno geográfico de mucho polvo, o dependiendo de la estación del año.

La limpieza cotidiana deberá hacerse con paño casi seco, limpiando las charolas de la estantería y la parte superior de los lomos de los materiales.

b) Control de la circulación

Este control se refiere al cuidado permanente que debe tenerse con el orden y conservación del material, dependiendo si se cuenta con estantería abierta, cerrada o mixta.

En la estantería abierta es muy difícil mantener continuamente el orden de los materiales, aunque debe insistirse en la formación de usuarios para que no acomoden ellos mismos el material en la estantería, previéndose esto con la colocación de mesas o carritos para el depósito del material utilizado. También debe insistirse en que únicamente extraigan de la estantería los materiales que utilizarán, pudiéndose establecer una política de no utilizar mas de 3 materiales a la vez.

c) Asegurar la conservación: encuadernación

Esto no es otra cosa que vigilar el estado físico en que se encuentran los materiales para encuadernar los que valgan la pena por su alto valor económico o histórico, y cuyo costo de encuadernación no sea superior al del libro mismo.

Al encuadernar debe cuidarse el aspecto estético, escogiendo colores sobrios y uniformes; la encuadernación debe garantizar la solidez, el uso fácil y agradable del material y su presencia digna en los estantes.

El proceso de encuadernación consiste básicamente en los siguientes pasos:

• Identificación del material a encuadernar y su preparación para entregar al proveedor. El material a encuadernar puede ser nuevo o bien el deteriorado por el uso. Este proceso implica que debe asegurarse el correcto orden de las páginas en los libros que están desempastados y que no falten hojas, en cuyo caso antes deberán fotocopiarse para incluir en el volumen.

• Elaboración de listas y formatos para los proveedores. Deberá prepararse una lista e incluir un formato de información para el encuadernador, donde se le proporcionarán datos esenciales para el proceso de la obra como es la signatura topográfica, información para el lomo, tipo de encuadernación, formato del libro, y otras indicaciones.

• Recepción del material. En esta etapa el bibliotecario revisa que la calidad de la encuadernación sea la solicitada (bien cosido y cortado, color solicitado, etc.), así como que los datos del lomo y signatura topográfica sean correctos. Una vez verificado el trabajo se procede a sellar nuevamente los cantos, ya que al encuadernar éstos se refinan y se pierden los sellos anteriores.

• Trámite de facturas. Una vez revisada la calidad de la encuadernación, se procede a autorizar y tramitar el pago al proveedor, conforme a los pasos que se tenga establecidos cada institución. Se recomienda que la biblioteca conserve una fotocopia de las facturas que tramite, para cualquier aclaración posterior.

• Finalmente, lo que queda es colocar nuevamente el material en estantería y hacer el registro estadístico correspondiente para el informe de actividades que elabora la biblioteca.

Cuando en la biblioteca los nuevos materiales comparten espacio con obras de nivel académico inadecuado u obsoletas y deterioradas, se dificulta la consulta y se afecta el aspecto físico, por lo que debe realizarse periódicamente una revisión del acervo para hacer un descarte o expurgo.

El descarte no es otra cosa que apartar definitiva o momentáneamente materiales de la colección, y consiste principalmente en los siguientes criterios:

• Los cambios introducidos en un centro por la modificación de planes y programas de estudio y que por lo tanto la obra responda a los contenidos de las asignaturas.

• El desfase científico del contenido.

• La existencia de publicaciones periódicas de escaso interés.

• Existencia de obras que no se consultan porque el nivel académico es menor o muy superior al del Plan de estudios que se imparte en la Institución.

• El estado físico de deterioro y de mutilación de los documentos.

• Si la obra en papel ya está disponible en un formato que ocupe menos espacio.

Estos u otros criterios deben formar parte de las políticas de desarrollo de colecciones y del plan de trabajo de la biblioteca, pues sirven de parámetro para el trabajo bibliotecario cotidiano que se realiza y evitan la subjetividad y arbitrariedad en la toma de decisiones.

Para llevar a cabo el descarte, desde el punto de vista académico el bibliotecario debe auxiliarse de los docentes de la Institución, quienes son los especialistas en cada asignatura; el bibliotecario sólo podrá tomar la decisión unilateral de descartar materiales por razones del estado físico de deterioro y mutilación de las obras o porque ya exista en el acervo otro soporte (cd-rom, suscripción en línea, etc.) que ocupe menos espacio.

Se sugiere realizar anualmente el proceso de descarte, de preferencia en el periodo interanual para no entorpecer el servicio bibliotecario y para tener la colaboración de la planta docente.

El descarte lleva consigo otras tareas administrativas, ya que de las obras descartadas se deben de dar de baja las fichas y los números de adquisición en los catálogos de la biblioteca, en que estén registrados esos materiales.

Si se utiliza catálogo en tarjetas de papel, deberán retirarse de las gavetas los juegos completos de las fichas (autores, título y temas), mientras que si el catálogo es automatizado, deberá de darse de baja la ficha. Los números de adquisición que ocupaban las obras descartadas podrán utilizarse en los materiales nuevos.

La biblioteca deberá contar con un control estadístico y de registro del descarte, donde se reporten las razones de la baja. Esto podrá hacerse en un archivo de computadora o en algún cuaderno especial. Los datos principales para registrar las obras descartadas son el autor, título, pie de imprenta, fecha de descarte y motivo del descarte. En el apartado de formatos puede verse un modelo de registro.

Una vez concluido el proceso de registro de descartes y del retiro de la estantería del material, la biblioteca deberá determinar el destino del material, pudiendo ser la donación a otra institución, el depósito en la bodega de la propia Institución, o a la basura, todo lo cual dependerá del estado en que se encuentren las obras.

Medidas especiales para el descarte de diarios y revistas

La conservación retrospectiva de las publicaciones periódicas dependerá de factores tales como el espacio disponible en la biblioteca y las necesidades de los profesores, así como de la alternativa de recuperación de los fascículos por medio de internet y de la disponibilidad en recintos bibliotecarios cercanos a la institución, que cuenten con hemeroteca.

Actualmente una buena parte de los diarios nacionales y extranjeros, con excepción de algunos como el Reforma y otros diarios, para los que se requiere comprar una suscripción electrónica, puede consultarse el texto completo en internet, así que si la institución cuenta con un sistema eficiente de este servicio en la biblioteca, el diario impreso puede conservarse por un período más corto; sin embargo, si las condiciones de espacio lo permiten, las bibliotecas lo pueden conservar por un tiempo mayor. El periodo de conservación de los diarios también deberá establecerse como política dentro del Plan de trabajo de la biblioteca.

Algunos suplementos semanales o mensuales de los diarios pueden guardarse por un tiempo mayor y darles el trato de revistas especializadas, ejemplo: Triple Jornada,Siempre, etc. Asimismo, los diarios que contengan una noticia trascendente pueden guardarse por un lapso mayor, incluso como parte del archivo vertical, ejemplo: el seguimiento de las noticias de las elecciones presidenciales en México, o los atentados del 11 de Septiembre en EUA, etc.

En el caso de las revistas especializadas es recomendable conservarlas por el mayor tiempo que sea posible, ordenadas cronológicamente por fecha de los fascículos y en cajas revisteras especiales que facilitan la búsqueda y acomodo de los mismos. Las revistas podrán descartase en caso de haberse suspendido la publicación o la suscripción, y porque no se utilice, pero siempre con la autorización de la planta docente.

Como las revistas tienen una presentación en tamaño carta y A4, que caben bien en la estantería, es muy sencillo su almacenamiento, no así el diario que tiene que conservarse en forma horizontal en los estantes; para los diarios se recomienda que se almacenen en paquetes atados semanales, indicando la fecha que contiene cada paquete.

Formatos propuestos para la organización bibliográfica

A continuación se proporcionan ejemplos de diversa papelería a utilizar en los procesos técnicos y para el préstamo a los materiales.

• Esquinero con tarjeta de libro

• Tarjeta del libro (anverso - reverso)

• Papeleta de préstamo

• Papeleta de préstamo en sala: modelo 1 / modelo 2

• Papeleta de préstamo a domicilio

• Papeleta de devolución: modelo 1 / modelo 2 / modelo 3

• Formato de préstamo interbibliotecario

• Tarjetas kárdex para el control de publicaciones periódicas: diario, mensual, anual

• Papeleta para encuadernación

• Control de descarte

También presentamos modelos de formatos utilizados para la compilación estadística:

• Préstamo en sala - usuarios y materiales utilizados

• Préstamo a domicilio - usuarios y materiales utilizados

• Préstamo interbibliotecario - usuarios y materiales utilizados

• Reserva - usuarios y materiales utilizados

• Actividades de difusión

• Adquisiciones por compra y por donación

Difusión

Para establecer un programa de difusión de la biblioteca se debe tener conocimiento de la comunidad educativa existente, de sus intereses y necesidades informativas, así como del contenido de las colecciones para utilizarlas en las actividades a realizar.

Entre las actividades que se pueden implementar para difundir la biblioteca están las exposiciones, el periódico mural, y, los pizarrones y tableros.

En todos estos recursos debe tomarse en cuenta que son una manera directa y atractiva de promover la biblioteca entre la población escolar, incitando a los alumnos a que a partir de lo que vean expuesto, se acerquen a la biblioteca y hagan uso de lo que se les ofrece, y en ellas, además del bibliotecario, pueden participar activamente los alumnos y profesores.

a) Exposiciones y periódico mural

Entre los puntos que se recomiendan a tomar en cuenta al organizar una exposición, están los siguientes:

• seleccionar un tema relevante y de interés para los alumnos.
• el material que se exponga debe acompañarse de notas breves, comentarios, frases u otros textos alusivos que despierten el interés de los alumnos.
• centrarse en un tema, evento, conmemoración o personaje; las actividades y hobbies que se realizan en el tiempo libre suelen ser de gran atracción para acercar a los alumnos (deportes, diversiones, actividades culturales).
• señalar que ese tema puede consultarse en la biblioteca.
• delimitar la exposición y tratar un asunto a la vez.
• exhibir una cantidad materiales de acuerdo al espacio disponible para tener buena presentación.
• la exposición no debe interferir con el horario de la biblioteca, ni con su espacio, mobiliario y equipo utilizados para la consulta.
• colocar suficientes letreros que avisen de la exposición y que señalen de qué se trata.
• establecer la duración de la exposición y retirarla a tiempo.

b) Tableros / pizarrones

Cuando no se dispone de suficiente espacio o recursos para organizar una exposición, un tablero o pizarrón también constituyen un buen aliado del bibliotecario para atraer a los usuarios, además de que comúnmente ya existen en la institución. También puede invitarse a los profesores y alumnos a que colaboren en la elaboración y mantenimiento de la información. Pueden utilizarse espacios de todos los tableros disponibles en la escuela, para tener mayor alcance.

No debe olvidarse que cuando se utiliza un pizarrón o tablero el objetivo final es acercar a los usuarios a la biblioteca, por lo que siempre se debe direccionar al usuario a la biblioteca.

c) Temas idóneos para presentar en exposiciones, tableros y pizarrones

• Enigmas a resolver;
• Biografías, efemérides y natalicios del mes;
• Celebraciones y épocas especiales;
• Eventos deportivos:
• Libro del mes y materiales de nueva adquisición;
• Materiales relacionados con las tareas;
• Temas de actualidad;
• Eventos culturales de la localidad;
• Organizar la visita de un autor a la institución y colocar información alusiva a él.

Extensión

Un servicio de extensión, que puede prestarse a la comunidad educativa, es la creación de una sección sobre la biblioteca, a incluir en el sitio web de la institución, donde puede colocarse el reglamento, el horario, e incluso el catálogo en línea de la biblioteca.

También pueden organizarse visitas guiadas pero a otras bibliotecas o centros de información especializados, cuyos recursos sean útiles para apoyar el proceso enseñanza-aprendizaje de la comunidad.

Para otro tipo de actividades pueden consultarse las secciones de: